U bent hier

7 Aandachtspunten bij het gebruik van je priveauto voor zakelijke ritten

Zakelijk gebruik van de privéauto? 7 issues

09 maart 2016
Zakelijk en privégebruik: dat loopt vaak door elkaar. Vaak denken we dan meteen aan een auto van de zaak. Maar in steeds meer gevallen wordt ook een privéauto zakelijk gebruikt. In deze bijdrage daarom een overzicht van de aandachtspunten die je niet moet vergeten als je jouw privéauto gebruikt voor zakelijke ritten.
  1. Kilometervergoeding
Wanneer je een privéauto gebruikt voor zakelijke kilometers, dan kan de werkgever een vergoeding voor het gebruik van de auto verstrekken. Deze vergoeding is onbelast voor zover dit niet meer is dan 19 eurocent per kilometer. Vergoedt de werkgever een hoger bedrag, dan is alles boven 19 eurocent per kilometer belast als loon. Als er binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’ van de werkkostenregeling nog onbenutte ruimte is, kan dit eventueel gebruikt worden om de kilometervergoeding alsnog voor een deel of helemaal onbelast te laten zijn. Kort samengevat komt die vrije ruimte erop neer dat de werkgever de mogelijkheid heeft om onbelast 1,2% van de totale loonsom in te zetten voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Als je zelf ondernemer bent en de privéauto gebruikt voor jouw eigen onderneming, kun je ook per zakelijke kilometer 19 eurocent aftrekken van de winst. De aftrekpost moet vanzelfsprekend wel onderbouwd kunnen worden met een overzicht van de gereden zakelijke kilometers.
  1. Woon-werkverkeer
Ritten naar klanten of naar andere zakelijke afspraken kunnen onbelast vergoed (of bij ondernemers: afgetrokken) worden tegen 19 eurocent per kilometer. Dat geldt ook voor het woon-werkverkeer. Voor de btw wordt woon-werkverkeer gezien als privégebruik, maar voor de kilometervergoeding of kilometeraftrek is het woon-werkverkeer ‘gewoon’ zakelijk. Ook hiervoor geldt dus de 19 eurocent per kilometer. In de praktijk komt het nogal eens voor dat het woon-werkverkeer tegen een vast maandelijks bedrag vergoed wordt. Vooral bij grotere afstanden is dat dan vaak minder dan 19 eurocent per kilometer. Als er voor andere zakelijke ritten meer wordt vergoed dan 19 eurocent per kilometer, kan het slim zijn om de salderingsregeling toe te passen. Dit moet je wel van tevoren schriftelijk vastleggen. De vergoedingen worden dan opgeteld en pas belast als de gemiddelde vergoeding per kilometer meer is dan 19 eurocent.
  1. Parkeerkosten
Als je een vergoeding krijgt voor parkeerkosten of er is een parkeerplek voor je bij de werkplek, dan hoef je hierover geen belasting te betalen. Deze vallen voor de loonbelasting onder een vrijstelling. Vergoedingen voor parkeren op een andere plaats, bijvoorbeeld bij bezoek aan klanten, zijn alleen onbelast als dit samen met de kilometervergoeding niet meer is dan 19 eurocent per kilometer.
  1. Private lease
De regeling voor onbelaste vergoeding van kilometers of – bij ondernemers – de aftrek van 19 eurocent per zakelijk gereden kilometer geldt ook als de auto privé geleast wordt.
  1. Maar de bijtelling dan?
De bijtelling geldt normaal gesproken alleen bij een auto van de zaak: een auto die door de werkgever of onderneming ter beschikking is gesteld. In de wet is echter een regeling opgenomen dat de bijtelling ook van toepassing is als per saldo alle kosten van de privé gekochte of geleaste auto vergoed worden. Bij uitsluitend een kilometervergoeding van maximaal 19 eurocent is dat echter niet aan de orde.
Als een werknemer van zijn werkgever een mobiliteitsbudget ter beschikking krijgt en met dat bedrag een private leasecontract aangaat, zou de bijtelling naar de letter van de wet mogelijk wel van toepassing kunnen zijn. Om dat risico uit te sluiten, heeft de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen met de Belastingdienst een afspraak gemaakt: bij private lease is de bijtelling niet van toepassing als uit een mobiliteitsbudget maximaal 19 eurocent per kilometer wordt vergoed en het eventuele restant van het budget als belast bruto loon wordt uitbetaald.
  1. Btw-aftrek
Ondernemers kunnen de auto die zij voor zakelijke ritten en voor privéritten gebruiken, buiten de bijtelling houden door de auto voor de inkomstenbelasting privé te boeken. De auto staat dan niet op de balans van de onderneming. Desondanks kan de auto voor de btw tóch als ondernemingsvermogen worden verwerkt. Daar kan men voor kiezen bij de btw-aangifte van het tijdvak van de aankoopfactuur. De auto moet dan gekocht zijn of zijn ingezet met financial lease. Daarnaast geldt een minimum van 10% zakelijk gebruik. De btw-gevolgen zijn dan hetzelfde als bij een auto van de zaak het geval zou zijn: Zowel met aftrek van de aanschaf-btw als met aftrek van de btw op de gebruikskosten. Hoewel die kosten niet in de zaak als autokosten geboekt worden, kan de btw op die facturen en brandstofbonnen wel afgetrokken worden. Voor het privégebruik geldt dan dezelfde jaarlijkse heffing als bij een auto van de zaak het geval zou zijn.
  1. Bestelauto’s
De ondernemer die een bestelauto privé heeft aangeschaft (of ingezet met financial lease), kan naast de btw-aftrek ook gebruik maken van andere regelingen. Net als bij de btw moet de bestelauto dan minimaal 10% zakelijk gebruikt worden. Onder voorwaarden gelden dan ook de BPM-vrijstelling en het lage motorrijtuigenbelastingtarief voor bestelauto’s van ondernemers.