U bent hier

Wagenparkbeheer: zelf doen of uitbesteden?

Wagenparkbeheer: zelf doen of uitbesteden?

05 januari 2017
Om de autokosten in de hand te houden, is goed wagenparkbeheer belangrijk. Zelf doen of uitbesteden aan een specialist in fleetmanagement, is dan een belangrijke afweging. Fleetwise maakte een overzicht aan de hand van enkele vragen die je jezelf kunt stellen.

Wagenparkbeheer, ook wel fleetmanagement genoemd, is een heel breed begrip. In wezen valt hier elke keuze die je maakt over de auto van de zaak onder. Je kunt dan ook beter de vraag stellen: doe ik het hele traject van aanschaffen, financieren en onderhoud in eigen beheer of laat ik dat over aan een leasemaatschappij of een externe wagenparkbeheerder?

Uitgangspunten

Voor elke ondernemer is er een andere oplossing. Er zijn twee uitgangspunten:
  1. Samenstelling en gebruik
Allereerst de samenstelling van het wagenpark. Hoeveel auto’s heeft het bedrijf en waar worden ze voor gebruikt? Wat is de policy? Oftewel: zijn er richtlijnen voor de keuze van een leaseauto? Het leasen van een ‘standaard’ ŠKODA Octavia bijvoorbeeld vereist minder specifieke kennis dan de aanschaf en financiering van een Volkswagen Crafter met een specialistische opbouw of een volledige mobiele werkplaats. Maar als je van twintig Octavia’s moet bijhouden wanneer ze voor onderhoud moeten, wanneer de winterbanden gewisseld moeten worden en of de berijders wel zuinig omspringen met de auto en brandstof, vraagt het wél om intensieve aandacht.
  1. Beschikbare tijd en menskracht
Dat brengt je gelijk op het tweede punt: hoeveel tijd en geld wil je er aan kwijt zijn? In een kleinere organisatie is wagenparkbeheer vaak een bijzaak en komt het op het bordje van dezelfde medewerker die de contracten voor energie en internet regelt. Dat kan een flinke wissel trekken op de beschikbare tijd van deze persoon. Aan de andere kant: een dedicated wagenparkbeheerder kost extra geld, wat doortikt in je total cost of ownership en daarmee zeker bij kleinere ondernemingen nadrukkelijk op de bedrijfsresultaten drukt.

Je gaat uitbesteden

Wanneer je bovenstaande aandachtspunten voor jezelf beantwoord hebt en je beslist het fleetmanagement uit te besteden, dan volgt de keuze voor de wijze van outsourcen. Full operational lease is de beste optie wanneer je extern financiert en alle rompslomp uit handen wilt geven. Als het contract voorbij is, hoeft de bestuurder alleen maar een handtekening te zetten en er staat weer een nieuwe auto klaar.

Waarom kan een externe wagenparkbeheerder interessant zijn?
De inzet van een externe wagenparkbeheerder kan zinvol zijn om meerdere redenen. Deze kan je begeleiden bij de aanschaf en financiering en verzorgt de afhandeling van onderhoud en reparatie tijdens de looptijd. De vergoeding hiervoor is over het algemeen een maandtarief per auto. De inzet van een externe fleetmanagement-specialist is vooral interessant wanneer een onderneming al met veel verschillende contractpartners van doen heeft. Deze situaties zie je bijvoorbeeld na bedrijfsfusies. Dit geldt ook voor het beheer van een wagenpark met zeer specialistisch materieel, waarbij voertuigen meer gereedschap dan vervoersmiddel zijn.

Overigens is het verstandig om bovenstaande afweging regelmatig te maken. Veranderingen in het bedrijf of in de markt kunnen een andere manier van wagenparkbeheer nodig maken.